Reorganiza tu lugar de trabajo. Reorganiza tu programa diario de trabajo. Reorganiza el orden y la prioridad de tus actividades. Permanece abierto a la posibilidad de que siempre haya un modo mejor de hacer el trabajo, distinto al que utilizas hoy. No dejes de buscar ese modo mejor.

Del libro “Máxima Eficacia“, Brian Tracy.

Os pongo primero los cinco que más me han gustado y al final los dos que sigo desde hace tiempo. Todos de muy recomendable lectura. Como veréis todos hablan de productividad, pero algunos lo hacen desde el enfoque del minimalismo, como además todos hablan de GTD eso acabó de cuadrar el título de esta entrada. Espero que disfrutéis de su lectura.

• Vida Productiva – http://www.vidaproductiva.es/
• Mínimo – http://www.minimoblog.com/
• Simplicidad Extrema – http://simplicidadextrema.com/
• Productividad Personal –  Jaime Blanco – http://productividadpersonal.es/
• David Torné 2.0 – http://blog.davidtorne.com/
• Think Wassabi – Berto Pena – http://thinkwasabi.com/
• El Canasto – Jeroen Sangers – http://canasto.es/

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El leerlo en vacaciones, con menos interrupciones y distracciones, me ha permitido obtener una mejor mejor visión de conjunto del sistema y parece que va emergiendo en mi cabeza un esquema global del método. Además con menos presiones de tiempo y trabajo es mas fácil comenzar a aplicarlo y hacer un volcado completo de “cosas” pendientes.

Existen multitud de páginas web dedicadas a GTD donde puedes aprender y poner en práctica este método, os dejo los enlaces más abajo, aquí sólo quiero hacer un pequeño resumen por si os pico la curiosidad, en el siguiente artículo quiero contaros como lo estoy implementado utilizando un teléfono BlackBerry, quien no use blackberry puede saltárselo  sin más.

¿Qué es eso del GTD?

La esencia del método son un puñado de principios o reglas y cinco pasos, os los dejo aquí resumidos para que os hagáis una idea, pero si queréis utilizar este método de manera sistemática os remito de nuevo a los enlaces y os recomiendo conseguir el libro.

1. Capturar todas las “cosas” en un soporte físico: las cosas son todos esos temas que tenemos o creemos que tenemos pendientes y que nos asaltan en el momento más inoportuno, dejándonos siempre esa sensación de que tenemos mil cosas que hacer hechas un revoltillo en nuestra cabeza y a nuestro alrededor. Anotarlo todo en algún sitio bien definido y de confianza es el primer paso del método y libera nuestra mente para concentrarnos en el momento presente. Ese elemento de captura suele llamarse “Inbox” (bandeja de entrada) en GTD, luego iremos procesando cada una de las “cosas” hasta dejar limpio nuestra bandeja de entrada.
2. Transformar las “cosas” en tareas o resultados: esta es una parte muy importante. Las “cosas” son todos los frentes que tenemos abiertos, desde comprar una tele nueva hasta hacer la declaración de la renta, en muchos casos no sabemos ni siquiera que tenemos que hacer con ellas. Tenemos que convertir las “cosas” en proyectos o tareas bien definidas. Las preguntas clave para poder definir un proyecto o tarea son: ¿cuáles son los resultados que se esperan de este trabajo?, ¿tengo qué hacer algo al respecto?, ¿cuál es la acción siguiente para que este asunto avance? ¿tengo qué hacerlo yo? y por último ¿puedo hacerlo en dos minutos?.
3. La regla de los dos minutos: si una tarea puede estar hecha en dos minutos o menos hazla directamente.
4. Organizar las tareas: normalmente cada tarea tendrá que hacerse en una ubicación concreta: en la oficina, al teléfono, en casa o “de compras”, una vez definida la tarea es importante ubicarla en su sitio para realizarla en el lugar y momento oportunos.
5. Hacer las tareas: Criterios para elegir que hacer: situación, tiempo, energía y prioridad

Enlaces recomendados sobre GTD

• GTD Fácil en ThinkWasabi
• GTD para empezar
• Getting Things Done: cómo mejorar la productividad del CIO y
  su equipo (PDF) en ePEnteo por José Miguel Bolivar de Optima Infinito
• Getting GTD Done en El Canasto – algunos consejos para llevar GTD a la práctica sin perderse por el camino

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Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, por tanto, no es un acto, sino un hábito. Aristóteles

La excelencia no llegará a nuestras organizaciones o a nuestra vida a base de cambios espectaculares o cuantiosas inversiones. La excelencia viene a través de lo que hacemos cada día: nuestros hábitos. Los resultados extraordinarios son, casi siempre, efectos secundarios de los buenos hábitos.

Si reconocemos que nuestra vida y nuestro trabajo son efectos laterales de nuestros hábitos,  lo mejor que podemos hacer es elegir dichos hábitos cuidadosamente. La mayoría de la gente cae por azar en sus rutinas de trabajo o de ocio, cada uno dará sus razones: así es como lo aprendí, así es como mi padre solía hacerlo, etc. Podemos hacerlo mejor.

Podemos buscar buenos hábitos de manera consciente y añadirlos a nuestra rutina diaria.

Haz un sencillo experimento. Busca en un libro, en internet, (o incluso en este blog), alguna buena práctica que te resulte de utilidad. Aplicala durante una semana, decide entonces si te gusta o te aporta beneficios y si es así continua aplicándola durante un mes. Practica el nuevo hábito hasta que forme parte integral de tu rutina y entonces comienza otra vez desde el principio incorporado otra mejora. Como si estuvieras construyendo unos cimientos, ladrillo a ladrillo, repite este proceso estableciendo nuevos hábitos de uno en uno. No te preocupes si tienes que descartar alguno que no se amolda a tus circunstancias, no mantengas un proceso simplemente porque esté de moda o porque así se ha hecho siempre. Forja tu propio camino, basado en lo que funciona y en lo que no funciona para ti.

No caigas en nuevos hábitos por accidente. Elígelos deliberadamente.

Traducido y adaptado de “Ship It. A practical guide to successfull software projects“; Jared Richardson y William Gwaltney, Jr.

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Fernando Polo ha compendiado en su blog 20 tesis sobre el reto que supone la web 2.0 para empresas y organizaciones. Os copio aquí las que más me han gustado:

1. Algo se cuece en Internet, y esta marea desbordará -ya lo está haciendo- los diques de las organizaciones, con o sin ánimo de lucro.

6. El problema no es que la gente no tenga talento, es que nos lo reservamos para nosotros mismos. El problema del talento, no es atraerlo ni retenerlo. El problema es que hace falta talento para reconocer el talento.

7. El talento se contagia. Personas que hace apenas unos meses sólo escribían por obligación, ahora leen y escriben blogs con fluidez. O aprenden fotografía, o mejoran sus dotes como diseñadores gráficos. El talento es menos escaso de lo que parece. Y es más fácil de despertar que nunca.

11. Muchos participamos en Internet por el mero hecho de hacerlo. El ego es una motivación crucial, y puede llegar a ser mucho más importante que una remuneración dineraria.

12. Otros contribuyen desinteresadamente en Internet, por el desafío que supone poder resolver un problema. Las organizaciones deben proporcionar a sus miembros oportunidades para resolver problemas.

14. La información quiere ser libre, ubicua y accesible. También dentro de las organizaciones. Empeñarnos en mantenerla bajo llave, siempre supondrá un esfuerzo estéril a medio plazo.

17. En un porcentaje mucho mayor del que se piensa, a la gente no le gusta que le digan lo que tiene que hacer. Casi todos preferimos poder decidir sobre nuestras responsabilidades y nuestras tareas.

18. “El procedimiento perfecto” no es perfecto si no se cumple. Es cien veces preferible un procedimiento imperfecto que ha sido definido y consensuado por los agentes involucrados, que se ven de esta forma comprometidos con su ejecución.

1. Haz menos cosas: elimina obligaciones y rutinas innecesarias.
2. Haz más cosas valiosas y divertidas, esas cosas que siempre recordarás.
3. Automatiza todo lo que puedas: esfuérzate en ser vago, piensa más cómo ocuparte menos.
4. Acostúmbrate a delegar tareas: deja todo el trabajo que puedas en manos de terceros, aunque sea pagando (je, je)
5. Reduce las entradas de información: sobre todo las compulsivas (correo, tv, noticias, internet).
6. Piensa cosas distintas, piensa en alternativas, abre tu mente.
7. Practica el hábito de tomar decisiones.
8. Escribe un diario. Anota cada idea valiosa que pasa por tu cabeza, revisa tu día para mejorar.
9. ¿Qué te hace ilusión? ¡Hazlo!
10. Decídete pronto y hazlo rápido.

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Referencias

• Tim Ferriss, promoción de su libro en español
• El blog de Tim Ferriss
• La web del libro en español, Content Spanish
• ¿Demasiada información? Desenchúfese; Alex William; CNN Expansión
• Comentario del propio Tim Ferris en twitter sobre la foto de este artículo

Busca la hora del día en que te encuentras más tranquilo, donde menos gente pueda molestarte, olvidate por un rato del teléfono, del correo, de la mensajería instantanea. Acostumbra a tus compañeros a no molestarte en esa hora, a esperar hasta que acabes.

Si puedes conseguir dos o tres horas seguidas sin interrupciones verás como pronto tu trabajo comienza a avanzar a una velocidad nunca vista.

También muy importante es tener todo el material preparado antes de empezar. Si estás ‘en zona’ y tienes que salir de tu meso porque falta material y/o información, pierdes mucho tiempo. Recuérda que necesitas al menos 20 minutos sin interrupciones para entrar en la zona, y por tanto una interrupcion de 1 minuto en realidad te cuesta 21 minutos. (Aportación de Jeroen Sangers)

Supongo que ya conoces delicious una aplicación web que te permite mantener tus páginas favoritas disponibles desde cualquier equipo, etiquetadas, comentadas y con la posibilidad de compartirlas con el resto del mundo. Si no lo conoces no esperes ni un minuto para darte de alta y empezar a enviar páginas.

Una de las características más importantes de delicious es su sistema de etiquetas. Cada entrada que hagas puede llevar tantas etiquetas como desees para su correcta clasificación. El propio sistema te va proponiendo posibilidades, ya sea basadas en las que ya tienes o en las que otros usuarios han utilizado para esa misma página. Además cada uno de las etiquetas que crees tiene su propia URL, por ejemplo puedes acceder a mis enlaces sobre el propio delicious accediendo a http://delicious.com/juananruiz/delicious.

Si te gustan los sitios que he reunido sobre esta o cualquier otra materia puedes agregarme como contacto para así ir siguiendo los sitios que voy referenciando y los comentarios que hago sobre ellos. Una vez me tengas en tus contactos es fácil enviarme alguna página que consideres que me puede interesar simplemente agregando la etiqueta “for:juananruiz” entre las que ya hayas puesto para el sitio.

Para usar delicious con facilidad debes instalar en tu navegador un botón o enlace que te permita agregar fácilmente un sitio cuando lo estés visitando, puedes ver las distintas posibilidades en la caja de herramientas de delicious.

Delicious es una de las aplicaciones web 2.0 que más fiel se ha mantenido al principio de la simplicidad. Y vaya si lo ha logrado, con una interfaz tan simple como la de Google, o más, te puedes montar la base de datos de referencias más potente que puedas imaginar. Mira todas las ideas que el mismo delicious te ofrece:

• Lo más básico: un sistema para mantener ordenados tus favoritos
• Referencias de estudio o investigación.
• Recetario de cocina.
• Lista de deseos o regalos.
• Catálogo de libros.
• Miniblog para realizar comentarios sobre sitios que vas conociendo.

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• Tutorial de del.icio.us el favoritos definitivo en Materia Oscura
• Cómo usar delicious en La Broma
• Mi colección sobre delicious en delicious.

A veces para organizar y sacar más partido a nuestro tiempo necesitamos contar con la ayuda de un asistente, pero contratar una persona para nuestro servicio exclusivo no está al alcance de cualquiera. ¿Seguro? ¿Qué tal contratar un asistente por horas? ¿Qué problema hay en que ese asistente esté en Argentina y nosotros en Sevilla? Un asistente virtual es una persona que trabaja como asistente o secretario ejecutivo para otra utilizando Internet y las nuevas tecnologías como medio de trabajo y comunicación. Suelen cobrar por horas de trabajo empleadas y su localización geográfica es indiferente.

Un asistente virtual puede concertarte una cita con una o varias personas, tras haber averiguado previamente los datos necesarios para contactar con ellas y haberte redactado un breve informe sobre cada una. También puede organizar eventos más complejos o mandarle un ramo de flores y una tarjeta a la tía Frasquita.

Los asistentes virtuales suelen ser trabajadores independientes aunque también están empezando a surgir empresas que ofrecen este servicio teniendo bajo contrato una plantilla de asistentes. Elegir un asistente virtual es una tarea delicada y quizás el primer requisito es que el cliente tenga claro como dirigirse a un asistente personal a la hora de encomendarle una tarea, que tareas son las que debe delegar y hasta donde podrá llegar el asistente en tiempo en dinero sin volver a consultar con el cliente. Es recomendable hacer varias pruebas antes de decidir a encomendar tareas delicadas o de cierta envergadura y probar varios servicios. También hay que tener claro que existen asistentes personales que hacen casi cualquier tarea y otros que solo se dedican a cuestiones empresariales.

Enlaces relacionados

• Directorio de Asistentes Virtuales Hispanas: las páginas amarillas de los asistentes virtuales del mundo hispano.
• Guia de Contratación – Asistencia Virtual en Argentina: novedades, Ideas y Comentarios sobre Asistencia Virtual
• Asistente Virtual – Wikipedia, la enciclopedia libre
• Cómo desempolvar un idioma que habías aprendido

Webs y blogs de asistentes virtuales

• Personal Assistant – Concierge Services – Sunday 24/7 Personal Assistants: Get your own personal assistant free for one week, accessible 24/7 by email, phone, and the web.
• Icon VA, blog de Icon Virtual Assistance. Información sobre la asistencia virtual y las asistentes virtuales y consejos para profesionales y empresarios.
• Asistencia Virtual en Argentina, novedades, ideas y comentarios sobre asistencia virtual.
  

Normalmente nos cuesta trabajo tomar decisiones, queremos estar seguros de no cerrarnos posibilidades que en un futuro podríamos necesitar. Si vamos a comprar un ordenador queremos estar tranquilos de que no se nos quedará escaso de memoria o que será compatible con periféricos que más adelante podemos necesitar, finalmente acabamos comprando un equipo más potente y caro del que necesitamos, por si acaso. Situaciones similares pueden sucedernos eligiendo pareja, buscando un hotel para ir de vacaciones o a la hora de lanzarnos a un nuevo proyecto. A veces, esta falta de decisión nos bloquea de tal manera, que finalmente perdemos más que si nos hubiéramos decididos por la hipotética peor opción.

Pero además de estos momentos de indecisión también tenemos que considerar el coste que genera la dispersión. Nos resistimos a decir que no a un sinfín de cosas que no llegan a convencernos del todo: asistir a ciertos eventos, abandonar la lectura de un libro que no nos interesa, perder el contacto con personas que ya han salido de nuestras vidas. No queremos abandonar ninguna posibilidad.

Nos resistimos a “cerrar puertas”, no queremos quedar mal con nadie, no queremos equivocarnos y finalmente dispersamos tanto nuestro tiempo y nuestro esfuerzo que no podemos concentrarnos en lo que sería realmente importante.

Enlaces relacionados

• Página web del libro
• Mi primera entrada sobre este libro