No más trabajo a contra reloj

Desde pequeño me han gustado los barcos de vela, pero, empezaron a resultarme fascinantes cuando descubrí que un velero no sólo es capaz de navegar con viento a favor, también puede hacerlo con viento de lado e incluso en contra. Las velas atrapan el viento, lo engañan , lo envían hacia otro lado y en esa triquiñuela consiguen que la nave avance. Por desgracia me mareo con mucha facilidad, así que mis historias de lobo de mar terminan ahí.

Desde hace un tiempo no obstante estoy disfrutando de una experiencia similar a la de navegar contra el viento: ¡puedo trabajar más en menos tiempo! He conseguido poner el reloj a mi favor usando una sencilla triquiñuela. Y el caso es que había oído hablar antes de ella, pero no le presté mucha atención por parecerme demasiado simple.

La “Técnica Pomodoro” es un sistema de productividad en el que debes enfocarte al máximo durante 25 minutos a una actividad concreta, y cuando el tiempo termina, tomas un descanso de 5 minutos. Esos 25 minutos son llamados un ‘’pomodoro’’ (tomate en italiano). Según su autor un pomodoro es indivisible, es decir, 25 minutos para una sola actividad que no puedes abandonar hasta que estos no acaben.

Este sistema te enseña a trabajar con el tiempo a tu favor, eliminando esa sensación de agotamiento al final del día,  gracias a lo descansos entre pomodoros. Su simpático nombre le viene de un reloj de cocina, de esos con forma de tomate que utilizaba el inventor de esta técnica, Francisco Cirilo, para marcar sus tiempos de trabajo y descanso.

Reloj de cocina en forma de tomate

Veamos como se trabaja con “pomodoros”.

Primero divides tu horario de trabajo en pomodoros. Por cada pomodoro haces un descanso de 5 minutos, y al cabo de 4 pomodoros haces un descanso de 15 minutos. Después realizas un plan de las tareas que tienes que hacer dándole a cada una los pomodoros que creas necesarios para realizarlas.

Es muy importante que cuando estas realizando un pomodoro no haya nada que te distraiga. Es una buena idea tener al lado una libretita y cualquier cosa que se te ocurra que debas acordarte de hacer la apuntas en la libreta para hacerla en un descanso o cuando termines tu jornada de trabajo.

Si viene alguien a interrumpirte le dices que lo atiendes en unos minutos. Si en algún momento surge una crisis inaplazable, se modifica el planning de pomodoros y se comienza de nuevo.

Pero este sistema no solo sirve para trabajar. También es una técnica muy útil para los estudios ya que si por ejemplo tienes que estudiar varias asignaturas, divides la tarde en pomodoros, dedicándole algunos pomodoros a cada asignatura, haciendo mucho mas eficiente tu trabajo.

Curiosamente he redescubierto esta técnica casi de carámbola, me habían encargado un trabajo y estaba buscando información sobre las escuelas de Guanajuato, en Méjico, y resulta que en varias de ellas han implantando este sistema con éxito desde hace un par de años.

Aunque parezca un poco estricta e inflexible al principio, es una técnica que realmente funciona ya que al estar esos 25 minutos en absoluta concentración aprovechas el tiempo al máximo. En los estudios y ensayos que se han hecho con este sistema se ha observado que, en general,  nuestro cerebro no puede mantenerse enfocado en una sola cosa durante mucho tiempo por lo que normalmente aunque estemos horas y horas seguidas trabajando, finalmente se pierde mas de la tercera parte del tiempo dedicado.

En un próximo artículo os hablaré de los recursos que podéis consultar para saber más sobre la técnica y de las aplicaciones disponibles para móviles y computadores.

Reorganiza tu trabajo

Reorganiza tu lugar de trabajo. Reorganiza tu programa diario de trabajo. Reorganiza el orden y la prioridad de tus actividades. Permanece abierto a la posibilidad de que siempre haya un modo mejor de hacer el trabajo, distinto al que utilizas hoy. No dejes de buscar ese modo mejor.

Del libro “Máxima eficacia“, Brian Tracy.

Productividad, minimalismo y GTD

Hace unos días reflexionaba sobre la escasez de blogs de calidad sobre productividad en español, incluso me estaba planteando la posibilidad de escribir uno para animar un poco el cotarro. Pero gracias a un artículo de Jeroen Sangers he cambiado radicalmente de opinión: hay muchos blogs de productividad y algunos de ello de bastante calidad.

Os pongo primero los cinco que más me han gustado y al final los dos que sigo desde hace tiempo. Todos de muy recomendable lectura. Como veréis todos hablan de productividad, pero algunos lo hacen desde el enfoque del minimalismo, como además todos hablan de GTD eso acabó de cuadrar el título de esta entrada. Espero que disfrutéis de su lectura.

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Releyendo GTD o las buenas intenciones son para el verano

Aprovechando el verano me he releído el libro de David Allen “Organízate con eficacia”. En inglés el libro se llama “Get Things Done”, algo así como “Consigue que las cosas se hagan” y sus siglas dan nombre al método: “GTD”. Un método para aumentar la productividad y gestionar tareas, seguido por miles de personas.

El leerlo en vacaciones, con menos interrupciones y distracciones, me ha permitido obtener una mejor mejor visión de conjunto del sistema y parece que va emergiendo en mi cabeza un esquema global del método. Además con menos presiones de tiempo y trabajo es mas fácil comenzar a aplicarlo y hacer un volcado completo de “cosas” pendientes.

Existen multitud de páginas web dedicadas a GTD donde puedes aprender y poner en práctica este método, os dejo los enlaces más abajo, aquí sólo quiero hacer un pequeño resumen por si os pico la curiosidad, en el siguiente artículo quiero contaros como lo estoy implementado utilizando un teléfono BlackBerry, quien no use blackberry puede saltárselo  sin más.

¿Qué es eso del GTD?

La esencia del método son un puñado de principios o reglas y cinco pasos, os los dejo aquí resumidos para que os hagáis una idea, pero si queréis utilizar este método de manera sistemática os remito de nuevo a los enlaces y os recomiendo conseguir el libro.gtd traducido

  1. Capturar todas las “cosas” en un soporte físico: las cosas son todos esos temas que tenemos o creemos que tenemos pendientes y que nos asaltan en el momento más inoportuno, dejándonos siempre esa sensación de que tenemos mil cosas que hacer hechas un revoltillo en nuestra cabeza y a nuestro alrededor. Anotarlo todo en algún sitio bien definido y de confianza es el primer paso del método y libera nuestra mente para concentrarnos en el momento presente. Ese elemento de captura suele llamarse “Inbox” (bandeja de entrada) en GTD, luego iremos procesando cada una de las “cosas” hasta dejar limpio nuestra bandeja de entrada.
  2. Transformar las “cosas” en tareas o resultados: esta es una parte muy importante. Las “cosas” son todos los frentes que tenemos abiertos, desde comprar una tele nueva hasta hacer la declaración de la renta, en muchos casos no sabemos ni siquiera que tenemos que hacer con ellas. Tenemos que convertir las “cosas” en proyectos o tareas bien definidas. Las preguntas clave para poder definir un proyecto o tarea son: ¿cuáles son los resultados que se esperan de este trabajo?, ¿tengo qué hacer algo al respecto?, ¿cuál es la acción siguiente para que este asunto avance? ¿tengo qué hacerlo yo? y por último ¿puedo hacerlo en dos minutos?.
  3. La regla de los dos minutos: si una tarea puede estar hecha en dos minutos o menos hazla directamente.
  4. Organizar las tareas: normalmente cada tarea tendrá que hacerse en una ubicación concreta: en la oficina, al teléfono, en casa o “de compras”, una vez definida la tarea es importante ubicarla en su sitio para realizarla en el lugar y momento oportunos.
  5. Hacer las tareas: Criterios para elegir que hacer: situación, tiempo, energía y prioridad

Enlaces recomendados sobre GTD

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La excelencia, mejor a pequeños sorbos

cubos_india

Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, por tanto, no es un acto, sino un hábito. Aristóteles

La excelencia no llegará a nuestras organizaciones o a nuestra vida a base de cambios espectaculares o cuantiosas inversiones. La excelencia viene a través de lo que hacemos cada día: nuestros hábitos. Los resultados extraordinarios son, casi siempre, efectos secundarios de los buenos hábitos.

Si reconocemos que nuestra vida y nuestro trabajo son efectos laterales de nuestros hábitos,  lo mejor que podemos hacer es elegir dichos hábitos cuidadosamente. La mayoría de la gente cae por azar en sus rutinas de trabajo o de ocio, cada uno dará sus razones: así es como lo aprendí, así es como mi padre solía hacerlo, etc. Podemos hacerlo mejor.

Podemos buscar buenos hábitos de manera consciente y añadirlos a nuestra rutina diaria.

Haz un sencillo experimento. Busca en un libro, en internet, (o incluso en este blog), alguna buena práctica que te resulte de utilidad. Aplicala durante una semana, decide entonces si te gusta o te aporta beneficios y si es así continua aplicándola durante un mes. Practica el nuevo hábito hasta que forme parte integral de tu rutina y entonces comienza otra vez desde el principio incorporado otra mejora. Como si estuvieras construyendo unos cimientos, ladrillo a ladrillo, repite este proceso estableciendo nuevos hábitos de uno en uno. No te preocupes si tienes que descartar alguno que no se amolda a tus circunstancias, no mantengas un proceso simplemente porque esté de moda o porque así se ha hecho siempre. Forja tu propio camino, basado en lo que funciona y en lo que no funciona para ti.

No caigas en nuevos hábitos por accidente. Elígelos deliberadamente.

Traducido y adaptado de “Ship It. A practical guide to successfull software projects“; Jared Richardson y William Gwaltney, Jr.

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