No más trabajo a contra reloj

Desde pequeño me han gustado los barcos de vela, pero, empezaron a resultarme fascinantes cuando descubrí que un velero no sólo es capaz de navegar con viento a favor, también puede hacerlo con viento de lado e incluso en contra. Las velas atrapan el viento, lo engañan , lo envían hacia otro lado y en esa triquiñuela consiguen que la nave avance. Por desgracia me mareo con mucha facilidad, así que mis historias de lobo de mar terminan ahí.

Desde hace un tiempo no obstante estoy disfrutando de una experiencia similar a la de navegar contra el viento: ¡puedo trabajar más en menos tiempo! He conseguido poner el reloj a mi favor usando una sencilla triquiñuela. Y el caso es que había oído hablar antes de ella, pero no le presté mucha atención por parecerme demasiado simple.

La “Técnica Pomodoro” es un sistema de productividad en el que debes enfocarte al máximo durante 25 minutos a una actividad concreta, y cuando el tiempo termina, tomas un descanso de 5 minutos. Esos 25 minutos son llamados un ‘’pomodoro’’ (tomate en italiano). Según su autor un pomodoro es indivisible, es decir, 25 minutos para una sola actividad que no puedes abandonar hasta que estos no acaben.

Este sistema te enseña a trabajar con el tiempo a tu favor, eliminando esa sensación de agotamiento al final del día,  gracias a lo descansos entre pomodoros. Su simpático nombre le viene de un reloj de cocina, de esos con forma de tomate que utilizaba el inventor de esta técnica, Francisco Cirilo, para marcar sus tiempos de trabajo y descanso.

Reloj de cocina en forma de tomate

Veamos como se trabaja con “pomodoros”.

Primero divides tu horario de trabajo en pomodoros. Por cada pomodoro haces un descanso de 5 minutos, y al cabo de 4 pomodoros haces un descanso de 15 minutos. Después realizas un plan de las tareas que tienes que hacer dándole a cada una los pomodoros que creas necesarios para realizarlas.

Es muy importante que cuando estas realizando un pomodoro no haya nada que te distraiga. Es una buena idea tener al lado una libretita y cualquier cosa que se te ocurra que debas acordarte de hacer la apuntas en la libreta para hacerla en un descanso o cuando termines tu jornada de trabajo.

Si viene alguien a interrumpirte le dices que lo atiendes en unos minutos. Si en algún momento surge una crisis inaplazable, se modifica el planning de pomodoros y se comienza de nuevo.

Pero este sistema no solo sirve para trabajar. También es una técnica muy útil para los estudios ya que si por ejemplo tienes que estudiar varias asignaturas, divides la tarde en pomodoros, dedicándole algunos pomodoros a cada asignatura, haciendo mucho mas eficiente tu trabajo.

Curiosamente he redescubierto esta técnica casi de carámbola, me habían encargado un trabajo y estaba buscando información sobre las escuelas de Guanajuato, en Méjico, y resulta que en varias de ellas han implantando este sistema con éxito desde hace un par de años.

Aunque parezca un poco estricta e inflexible al principio, es una técnica que realmente funciona ya que al estar esos 25 minutos en absoluta concentración aprovechas el tiempo al máximo. En los estudios y ensayos que se han hecho con este sistema se ha observado que, en general,  nuestro cerebro no puede mantenerse enfocado en una sola cosa durante mucho tiempo por lo que normalmente aunque estemos horas y horas seguidas trabajando, finalmente se pierde mas de la tercera parte del tiempo dedicado.

En un próximo artículo os hablaré de los recursos que podéis consultar para saber más sobre la técnica y de las aplicaciones disponibles para móviles y computadores.

Rodéate y aprende de los mejores expertos


Ship It! el libro
Traducido y adaptado de Ship It. A practical guide to Successful Software Projects. Jared Richardson. William Gwaltney Jr.

Una de las inversiones más inteligentes que puedes realizar en ti mismo y en tu carrera es rodearte de la gente adecuada, ellos serán el mejor recurso que podrás encontrar nunca. Busca a personas que ya saben hacer lo que tu quieres hacer, o que se comportan como tu quieres comportarte o, al menos, busca a  gente realmente inteligente que puedan imaginar como hacer algo. Compartir tiempo con gente de este calibre te enseña a aprender y a ser mejor en tu trabajo (cualquiera que sea)

Y si no puedes acceder directamente a este tipo de personas al menos trata de llegar a ellos a través de sus libros, entrevistas, charlas o cursos. Un libro cada mes no puede hacerte daño. Y mientras lees y aprendes , busca forma de aplicar estas nuevas ideas a tu trabajo actual.

Exponte a nuevas ideas. Entrena a tu mente para encontrar formas de aplicar estas ideas a tu trabajo. Es más fácil pensar que una nueva idea no encaja con tu trabajo o tus atribuciones, pero el objetivo es aprender a pensar de forma diferente. Procura romper un plato de vez en cuando, sal de tu agujero, aprende a buscar relaciones entre conceptos e ideas que parecen no tener nada en común. Analizando y mirando con ojo crítico lo que te rodea y lo que haces encontrarás los puntos débiles. Pero para ello tienes que practicar una nueva forma de pensar que te será de gran ayuda. La mayoría de la gente nunca aprenden estas destrezas y menos aún llegan a ser buenos en ellas.

Para seguir leyendo

Egroupware: organizar el trabajo en grupo de forma virtual

Llevo dos o tres días buscando algún software que me permita coordinarme de manera efectiva con mis compañeros de trabajo. La verdad es que está siendo algo más complicado de lo que me esperaba. La mayoría de las aplicaciones destinadas a estos menesteres dejan bastante que desear pues, en mi opinión, dan más trabajo del que quitan.

Hasta ahora nos hemos organizado el trabajo utilizando una red de ordenadores con Windows XP basada en un servidor Windows 2000. El grueso de nuestro trabajo está recogido en una base de datos ubicada en un SQL Server al que nos conectamos con clientes Access para las labores de gestión, los usuarios externos interaccionan con el sistema vía web con páginas asp y php; los documentos y demás archivos que necesitamos para el resto de las tareas están ubicados en una serie de carpetas compartidas ubicadas en el servidor. Acaban de completar el escenario una cuenta de correo compartida utilizando IMAP con carpetas que recogen el trabajo pendiente y el resuelto; una gestión de aulas con MRBS y una cantidad de papeles horrorosa encima de cada mesa.

Dentro de poco cambiaremos la aplicación central por una desarrollada con Java y Oracle (snif), así que quiero aprovechar el salto para estar un poco menos atado a Windows, las últimas oleadas de troyanos han terminado de convencerme.

Me puse a buscar y probar aplicaciones de egroupware: mimerdesk, egroupware, citadel y alguna otra; pero ninguna me convencía. A cada una le faltaba algo imprescindible, la interfaz demasiado compleja, demasiados campos para definir algo tan sencillo como una tarea o una cita en el calendario, etc. Así que he optado de momento por soluciones más simples, aunque estuvieran en aplicaciones separadas, que de momento he conseguido centralizar con igoogle. De momento he escogido:

  • Remember the Milk: para gestionar y compartir tareas. Es una aplicaión simple pero de gran potencia, te permite ligarla a multitud de sistemas: correo (para enviar tareas), google calendar, iphone, windows mobile y algunas más. Al principio cuesta un poco hacerse con algunos detalles de la interfaz.
  • Google Calendar: el calendario por excelencia. Puedes compartir o publicar tus calendarios y tiene una de las interfaces más simples e intuitivas que he visto nunca.
  • WackoWiki: un wiki que hace de libretas de notas colectiva, manual de procedimientos, seguimiento de proyectos, inventario, etc.
  • Google Docs: no todos nuestros documentos van a estar aquí, pero si aquellos en los que estemos trabajando varias personas o los que queramos tener disponibles vía web. Se pueden importar y exportar documentos de Microsoft Office y de Open Office sin ningún problema.
  • iGoogle: una aplicación forjada para controlarlas a todas. Puede tener en una misma pantalla todas las aplicaciones anteriores en distintos paneles. Esto me permite tenerlo todo a mano y poder ver de un vistazo como va la cosa.

Las tésis de Abladías: Organizaciones 2.0

Fernando Polo ha compendiado en su blog 20 tesis sobre el reto que supone la web 2.0 para empresas y organizaciones. Os copio aquí las que más me han gustado:

1. Algo se cuece en Internet, y esta marea desbordará -ya lo está haciendo- los diques de las organizaciones, con o sin ánimo de lucro.

6. El problema no es que la gente no tenga talento, es que nos lo reservamos para nosotros mismos. El problema del talento, no es atraerlo ni retenerlo. El problema es que hace falta talento para reconocer el talento.

7. El talento se contagia. Personas que hace apenas unos meses sólo escribían por obligación, ahora leen y escriben blogs con fluidez. O aprenden fotografía, o mejoran sus dotes como diseñadores gráficos. El talento es menos escaso de lo que parece. Y es más fácil de despertar que nunca.

11. Muchos participamos en Internet por el mero hecho de hacerlo. El ego es una motivación crucial, y puede llegar a ser mucho más importante que una remuneración dineraria.

12. Otros contribuyen desinteresadamente en Internet, por el desafío que supone poder resolver un problema. Las organizaciones deben proporcionar a sus miembros oportunidades para resolver problemas.

14. La información quiere ser libre, ubicua y accesible. También dentro de las organizaciones. Empeñarnos en mantenerla bajo llave, siempre supondrá un esfuerzo estéril a medio plazo.

17. En un porcentaje mucho mayor del que se piensa, a la gente no le gusta que le digan lo que tiene que hacer. Casi todos preferimos poder decidir sobre nuestras responsabilidades y nuestras tareas.

18. “El procedimiento perfecto” no es perfecto si no se cumple. Es cien veces preferible un procedimiento imperfecto que ha sido definido y consensuado por los agentes involucrados, que se ven de esta forma comprometidos con su ejecución.

Carta de Rainer María Rilke a Friedrich Westhoff

La gente también ha malentendido, como tantas otras cosas, la posición del amor en la vida; lo han hecho juego y diversión, porque creían que el juego y la diversión son más felices que el trabajo; pero no hay nada más dichoso que el trabajo; y el amor, precisamente por ser la suprema dicha, no puede ser sino trabajo. Así pues, quien ama debe intentar comportarse como si tuviera un gran trabajo: debe estar muy solo y entrar en sí y concentrarse y consolidarse: debe trabajar, debe llegar a ser algo.