No más trabajo a contra reloj

Desde pequeño me han gustado los barcos de vela, pero, empezaron a resultarme fascinantes cuando descubrí que un velero no sólo es capaz de navegar con viento a favor, también puede hacerlo con viento de lado e incluso en contra. Las velas atrapan el viento, lo engañan , lo envían hacia otro lado y en esa triquiñuela consiguen que la nave avance. Por desgracia me mareo con mucha facilidad, así que mis historias de lobo de mar terminan ahí.

Desde hace un tiempo no obstante estoy disfrutando de una experiencia similar a la de navegar contra el viento: ¡puedo trabajar más en menos tiempo! He conseguido poner el reloj a mi favor usando una sencilla triquiñuela. Y el caso es que había oído hablar antes de ella, pero no le presté mucha atención por parecerme demasiado simple.

La “Técnica Pomodoro” es un sistema de productividad en el que debes enfocarte al máximo durante 25 minutos a una actividad concreta, y cuando el tiempo termina, tomas un descanso de 5 minutos. Esos 25 minutos son llamados un ‘’pomodoro’’ (tomate en italiano). Según su autor un pomodoro es indivisible, es decir, 25 minutos para una sola actividad que no puedes abandonar hasta que estos no acaben.

Este sistema te enseña a trabajar con el tiempo a tu favor, eliminando esa sensación de agotamiento al final del día,  gracias a lo descansos entre pomodoros. Su simpático nombre le viene de un reloj de cocina, de esos con forma de tomate que utilizaba el inventor de esta técnica, Francisco Cirilo, para marcar sus tiempos de trabajo y descanso.

Reloj de cocina en forma de tomate

Veamos como se trabaja con “pomodoros”.

Primero divides tu horario de trabajo en pomodoros. Por cada pomodoro haces un descanso de 5 minutos, y al cabo de 4 pomodoros haces un descanso de 15 minutos. Después realizas un plan de las tareas que tienes que hacer dándole a cada una los pomodoros que creas necesarios para realizarlas.

Es muy importante que cuando estas realizando un pomodoro no haya nada que te distraiga. Es una buena idea tener al lado una libretita y cualquier cosa que se te ocurra que debas acordarte de hacer la apuntas en la libreta para hacerla en un descanso o cuando termines tu jornada de trabajo.

Si viene alguien a interrumpirte le dices que lo atiendes en unos minutos. Si en algún momento surge una crisis inaplazable, se modifica el planning de pomodoros y se comienza de nuevo.

Pero este sistema no solo sirve para trabajar. También es una técnica muy útil para los estudios ya que si por ejemplo tienes que estudiar varias asignaturas, divides la tarde en pomodoros, dedicándole algunos pomodoros a cada asignatura, haciendo mucho mas eficiente tu trabajo.

Curiosamente he redescubierto esta técnica casi de carámbola, me habían encargado un trabajo y estaba buscando información sobre las escuelas de Guanajuato, en Méjico, y resulta que en varias de ellas han implantando este sistema con éxito desde hace un par de años.

Aunque parezca un poco estricta e inflexible al principio, es una técnica que realmente funciona ya que al estar esos 25 minutos en absoluta concentración aprovechas el tiempo al máximo. En los estudios y ensayos que se han hecho con este sistema se ha observado que, en general,  nuestro cerebro no puede mantenerse enfocado en una sola cosa durante mucho tiempo por lo que normalmente aunque estemos horas y horas seguidas trabajando, finalmente se pierde mas de la tercera parte del tiempo dedicado.

En un próximo artículo os hablaré de los recursos que podéis consultar para saber más sobre la técnica y de las aplicaciones disponibles para móviles y computadores.

Tiempo para el aprendizaje y la creatividad

puerta_circularPor muy ocupados que estemos nunca deberíamos dejar de buscar un espacio y un tiempo para la creatividad y el aprendizaje entre nuestros quehaceres cotidianos. En primer lugar, desde luego, por los momentos de disfrute que nos brindan. En segundo lugar por que pueden ayudarnos a enfocar desde nuevos puntos de vista nuestra vida, nuestro trabajo y el resto de nuestros quehaceres cotidianas. Os propongo una lista de cosas que podemos hacer para romper la monotonía, resetear nuestro cerebro, volvernos los ojos del revés o sentirnos como extraterrestres por un momento.

  • Haz algo que no hayas hecho nunca: tricotar un chaleco, recolectar en el campo, patinar, cavar una zanja, hacer malabares, andar con zancos, remar en una barca.
  • Aprende algo nuevo, también valen cosas que ya sepas hacer pero haciéndolas de otras formas o con otras herramientas.
  • Lee libros y artículos: novelas, cuentas, divulgación, historia, arte, comics, filosofía, técnicos. Date de vez en cuando una vuelta por una librería o biblioteca y visita las secciones que menos frecuentes.
  • Visita un lugar que te sorprenda: una fábrica, una empresa innovadora, un edificio nuevo, un parque que no conozcas, una vuelta por una barriada o un pueblo que nunca hayamos visitado, estas últimas mejor hacerlas sin compañía para dejarnos envolver por las sensaciones.
  • Sonido: cierra los ojos un momento intentando distinguir todos los sonidos que te rodean y trata de identificarlos, escucha con atención una obra musical que te guste intentado captar todos los matices y detalles, no tiene porqué ser música clásica, vale también el rock duro.
  • Dedica tiempo a pensar: piensa en las cosas que haces, ¿pueden hacerse de otra forma?, piensa en porqué haces las cosas ¿podrías hacer menos cosas y así poder probar otras?, piensa en los objetos que usas a diario ¿porqué son así? ¿podrían mejorarse?
  • Herramientas: ten siempre a mano una libreta para apuntar cualquier idea que se te ocurra, dibuja mapas mentales, haz esquemas, escribe cualquier cosa que se te ocurra por estrambótica que parezca.

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Reserva tiempo de calidad para un trabajo de calidad

Para hacer un trabajo de calidad o terminar una tarea de esas que parecen inacabables necesitas concentración, necesitas tiempo, necesitas entrar “en zona“.

Busca la hora del día en que te encuentras más tranquilo, donde menos gente pueda molestarte, olvidate por un rato del teléfono, del correo, de la mensajería instantanea. Acostumbra a tus compañeros a no molestarte en esa hora, a esperar hasta que acabes.

Si puedes conseguir dos o tres horas seguidas sin interrupciones verás como pronto tu trabajo comienza a avanzar a una velocidad nunca vista.

También muy importante es tener todo el material preparado antes de empezar. Si estás ‘en zona’ y tienes que salir de tu meso porque falta material y/o información, pierdes mucho tiempo. Recuérda que necesitas al menos 20 minutos sin interrupciones para entrar en la zona, y por tanto una interrupcion de 1 minuto en realidad te cuesta 21 minutos. (Aportación de Jeroen Sangers)

Cómo dominar el tiempo III, la mejor inversión

Una foto de mi agendaUnos basan su organización del tiempo en una agenda, otros lo hacen con una lista de tareas y otros confían en su memoria; pero si hay un denominador común en la gestión del tiempo, es que el tiempo necesita tiempo. Insisto, para poder administrarnos bien hay que dedicarle tiempo al tiempo. Hacer planes a largo, medio y corto plazo; planificar la agenda del día; preparar un viaje para disfrutar al máximo, revisar nuestras listas de tareas para que no quede nada atrás o hacer un plan detallado para llevar a cabo un ambicioso proyecto. Media hora de nuestro día, dedicada a preparar con cariño y minuciosidad nuestra singladura de veinticuatro horas puede establecer la diferencia entre ir a dormir con una sonrisa de oreja a oreja, o no pegar ojo preguntándonos en que se nos ha ido el día entero.
Si además, al final de la jornada, podemos dedicar otra media hora a revisar lo que hemos hecho y tomar nota de lo que se podría haber mejorado, mucho mejor. Pero al menos, en principio te animo al compromiso de la media hora diaria sin fallar un sólo día.

Tu cita con el tiempo puede ser al final de día anterior, o en la mañana de ese mismo día, pero procura que sea siempre sobre la misma hora, en un momento en que sepas que nadie te va a molestar, de esta forma podrás convertirlo en un hábito, uno de los más efectivos que puedes introducir en tu vida.

Cómo dominar el tiempo II, ladrones de tiempo

Si leíste la primera parte de este post, es posible que esta semana hayas llegado cada mañana al trabajo decidido a coger la sartén por el mango para convertirte en dueño y señor de tu tiempo. Quizás incluso hayas preparado uno agenda ajustada al minuto o al menos una lista de tareas. Pero llegan las dos de la tarde y apenas has tachado una o dos de las tareas que te habías asignado.

No sigas rascándote la cabeza, pensando que ha pasado, la cosa está muy clara, has sido víctima de una banda bien organizada: los ladrones de tiempo. Continuar leyendo “Cómo dominar el tiempo II, ladrones de tiempo”