GTD con BlackBerry

Instrucciones para leer este artículo: si no tienes blackberry y no piensas tenerla, no lo leas; si tienes blackberry y no conoces GTD, lee esto antes; y si, afortunado mortal, tienes blackberry y conoces GTD, deleitate con mi prosa.

No he hablado nunca de mi blackberry en este blog. Hace tres o cuatro años un buen amigo me regalo una blackberry 7100 con la que no sabía que hacer, no tenía música, ni cámara, ni ningún otro aliciente que un teléfono robusto cuyo manejo resultaba extraño al principio. Luego no podía soportar estar separado de ella, aunque nuestra relación terminó cuando llegó a casa mi adorada 8310 (si, si, esa que sonríe en la foto).

blackberry gtd

Hay muchos sistemas ‘físicos’ para llevar a cabo el método GTD, después de probar el papel y dos o tres aplicaciones en el ordenador me he decidido a gestionarlo desde el teléfono. La blackberry siempre la tengo a mano, lo que me permite capturar cualquier asunto en el momento en que me viene a la cabeza, me lo comunican o me doy de bruces con él.

El gestor de tareas de blackberry, el que viene de fábrica, parece en principio poco sofisticado y no apto para GTD pero buscando alternativas en la red encontré un artículo que me hizo cambiar radicalmente de idea. Después de probar sus consejos, y agregar algunos de mi cosecha, se ha convertido en el gestor de tareas más potente y veloz que he probado.

  1. Es importante poder acceder a las tareas en décimas de segundo, para ello les he asignado la “tecla de conveniencia“, esa que suele estar en un lado de la blackberry.
  2. No uses las categorías de la blackberry para organizar las tareas por ubicación, ahora veremos como haremos esto. Primero define en tu cabeza, en un papel o en el bloc de notas de la blackberry, las categorías o ubicaciones que vas a usar. En mi caso tengo: Inbox, Mac (ordenador de casa), Casa, Fp (Oficina), Llamar, Recado, Comprar, Pensar e Idea. Es útil tenerlas apuntadas en algún sitio para ser coherente y usar siempre las mismas, aunque con el tiempo la lista irá cambiando.
  3. Ahora viene lo bueno. Para crear una tarea no necesitas usar “Nueva tarea”, comienza a escribir directamente la categoría de la tarea, eso hará que se active la búsqueda y te comience a mostrar todas las tareas de esa misma categoría, con lo cual ya vas controlando con el rabillo del ojo que la tarea no esté ya en el sistema, que no se pise con otra, etc. Luego sigue escribiendo, verás que el filtro va dejando sólo las tareas que comienzan igual, cuando finalmente el filtro no muestre ninguna tarea pulsa la tecla “Enter” y termina de escribirla. Si aun no sabes a que categoría pertenece o no puedes pararte a definir correctamente la tarea ponle al principio o al final “Inbox” para procesarla correctamente cuando te sientes a revisar tus tareas.
  4. Cuando estés en una de las ubicaciones definidas y quieras ver todas las tareas relacionadas sólo tienes que empezar a escribir su nombre en el campo de búsqueda y te saldrán todas las tareas asignadas a esa categoría. Puedes añadir más palabras claves al final de cada tarea para poder buscar luego por proyectos, personas, etc. La mayoría de las veces las palabras claves saldrán “naturalmente” al describir la tarea.
  5. Aunque GTD no lo recomienda, yo utilizo el campo prioridad para todas mis tareas. En cada categoría intento tener como máximo tres o cuatro tareas pendientes marcadas como de alta prioridad. Con esto consigo tener en una o dos pantallas todas las tareas importantes a la vista. La prioridad baja es para mi el equivalente al “Tal vez/Algún día” de GTD.

Veamos un ejemplo.

El verano ha pegado fuerte y la mesa de madera del patio va a necesitar una manita de aceite para afrontar el invierno, desenfundo la blackberry, le doy al botón de conveniencia, aparecen de inmediato las tareas y en el campo de búsqueda empiezo a teclear “Casa dar aceite teca a la mesa del patio”. Cuando voy por “dar” ya no aparece ninguna tarea con ese filtro, así que pulso “Enter” y termino de escribir, luego guardo la tarea con la tecla de retroceso y guardar. Mmm, la palabra aceite me sugiere que tengo una lata en el armario, voy a ver como está y se ha secado desde el año pasado, así que abro de nuevo las tareas y en el campor de búsqeda tecleo “Comprar aceite teca”, con el mismo procedimiento anterior.

Cuando esta semana vaya de compras, solo tengo que teclear “Comprar” en el campo de búsqueda de las tareas, me aparecerá un listado de todas las acciones que he definido como “Comprar” y me aparece todo lo que necesito. Finalmente,  cuando llegue a casa buscaré “Casa” para ver las tareas pendientes, le daré una buena mano de aceite a la mesa y cuando termine teclearé en la blackberry “aceite” para dar por terminadas todas las tareas relacionadas con este asunto.

Enlaces recomendados sobre GTD

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Releyendo GTD o las buenas intenciones son para el verano

Aprovechando el verano me he releído el libro de David Allen “Organízate con eficacia”. En inglés el libro se llama “Get Things Done”, algo así como “Consigue que las cosas se hagan” y sus siglas dan nombre al método: “GTD”. Un método para aumentar la productividad y gestionar tareas, seguido por miles de personas.

El leerlo en vacaciones, con menos interrupciones y distracciones, me ha permitido obtener una mejor mejor visión de conjunto del sistema y parece que va emergiendo en mi cabeza un esquema global del método. Además con menos presiones de tiempo y trabajo es mas fácil comenzar a aplicarlo y hacer un volcado completo de “cosas” pendientes.

Existen multitud de páginas web dedicadas a GTD donde puedes aprender y poner en práctica este método, os dejo los enlaces más abajo, aquí sólo quiero hacer un pequeño resumen por si os pico la curiosidad, en el siguiente artículo quiero contaros como lo estoy implementado utilizando un teléfono BlackBerry, quien no use blackberry puede saltárselo  sin más.

¿Qué es eso del GTD?

La esencia del método son un puñado de principios o reglas y cinco pasos, os los dejo aquí resumidos para que os hagáis una idea, pero si queréis utilizar este método de manera sistemática os remito de nuevo a los enlaces y os recomiendo conseguir el libro.gtd traducido

  1. Capturar todas las “cosas” en un soporte físico: las cosas son todos esos temas que tenemos o creemos que tenemos pendientes y que nos asaltan en el momento más inoportuno, dejándonos siempre esa sensación de que tenemos mil cosas que hacer hechas un revoltillo en nuestra cabeza y a nuestro alrededor. Anotarlo todo en algún sitio bien definido y de confianza es el primer paso del método y libera nuestra mente para concentrarnos en el momento presente. Ese elemento de captura suele llamarse “Inbox” (bandeja de entrada) en GTD, luego iremos procesando cada una de las “cosas” hasta dejar limpio nuestra bandeja de entrada.
  2. Transformar las “cosas” en tareas o resultados: esta es una parte muy importante. Las “cosas” son todos los frentes que tenemos abiertos, desde comprar una tele nueva hasta hacer la declaración de la renta, en muchos casos no sabemos ni siquiera que tenemos que hacer con ellas. Tenemos que convertir las “cosas” en proyectos o tareas bien definidas. Las preguntas clave para poder definir un proyecto o tarea son: ¿cuáles son los resultados que se esperan de este trabajo?, ¿tengo qué hacer algo al respecto?, ¿cuál es la acción siguiente para que este asunto avance? ¿tengo qué hacerlo yo? y por último ¿puedo hacerlo en dos minutos?.
  3. La regla de los dos minutos: si una tarea puede estar hecha en dos minutos o menos hazla directamente.
  4. Organizar las tareas: normalmente cada tarea tendrá que hacerse en una ubicación concreta: en la oficina, al teléfono, en casa o “de compras”, una vez definida la tarea es importante ubicarla en su sitio para realizarla en el lugar y momento oportunos.
  5. Hacer las tareas: Criterios para elegir que hacer: situación, tiempo, energía y prioridad

Enlaces recomendados sobre GTD

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Egroupware: organizar el trabajo en grupo de forma virtual

Llevo dos o tres días buscando algún software que me permita coordinarme de manera efectiva con mis compañeros de trabajo. La verdad es que está siendo algo más complicado de lo que me esperaba. La mayoría de las aplicaciones destinadas a estos menesteres dejan bastante que desear pues, en mi opinión, dan más trabajo del que quitan.

Hasta ahora nos hemos organizado el trabajo utilizando una red de ordenadores con Windows XP basada en un servidor Windows 2000. El grueso de nuestro trabajo está recogido en una base de datos ubicada en un SQL Server al que nos conectamos con clientes Access para las labores de gestión, los usuarios externos interaccionan con el sistema vía web con páginas asp y php; los documentos y demás archivos que necesitamos para el resto de las tareas están ubicados en una serie de carpetas compartidas ubicadas en el servidor. Acaban de completar el escenario una cuenta de correo compartida utilizando IMAP con carpetas que recogen el trabajo pendiente y el resuelto; una gestión de aulas con MRBS y una cantidad de papeles horrorosa encima de cada mesa.

Dentro de poco cambiaremos la aplicación central por una desarrollada con Java y Oracle (snif), así que quiero aprovechar el salto para estar un poco menos atado a Windows, las últimas oleadas de troyanos han terminado de convencerme.

Me puse a buscar y probar aplicaciones de egroupware: mimerdesk, egroupware, citadel y alguna otra; pero ninguna me convencía. A cada una le faltaba algo imprescindible, la interfaz demasiado compleja, demasiados campos para definir algo tan sencillo como una tarea o una cita en el calendario, etc. Así que he optado de momento por soluciones más simples, aunque estuvieran en aplicaciones separadas, que de momento he conseguido centralizar con igoogle. De momento he escogido:

  • Remember the Milk: para gestionar y compartir tareas. Es una aplicaión simple pero de gran potencia, te permite ligarla a multitud de sistemas: correo (para enviar tareas), google calendar, iphone, windows mobile y algunas más. Al principio cuesta un poco hacerse con algunos detalles de la interfaz.
  • Google Calendar: el calendario por excelencia. Puedes compartir o publicar tus calendarios y tiene una de las interfaces más simples e intuitivas que he visto nunca.
  • WackoWiki: un wiki que hace de libretas de notas colectiva, manual de procedimientos, seguimiento de proyectos, inventario, etc.
  • Google Docs: no todos nuestros documentos van a estar aquí, pero si aquellos en los que estemos trabajando varias personas o los que queramos tener disponibles vía web. Se pueden importar y exportar documentos de Microsoft Office y de Open Office sin ningún problema.
  • iGoogle: una aplicación forjada para controlarlas a todas. Puede tener en una misma pantalla todas las aplicaciones anteriores en distintos paneles. Esto me permite tenerlo todo a mano y poder ver de un vistazo como va la cosa.