Reserva tiempo de calidad para un trabajo de calidad

Para hacer un trabajo de calidad o terminar una tarea de esas que parecen inacabables necesitas concentración, necesitas tiempo, necesitas entrar “en zona“.

Busca la hora del día en que te encuentras más tranquilo, donde menos gente pueda molestarte, olvidate por un rato del teléfono, del correo, de la mensajería instantanea. Acostumbra a tus compañeros a no molestarte en esa hora, a esperar hasta que acabes.

Si puedes conseguir dos o tres horas seguidas sin interrupciones verás como pronto tu trabajo comienza a avanzar a una velocidad nunca vista.

También muy importante es tener todo el material preparado antes de empezar. Si estás ‘en zona’ y tienes que salir de tu meso porque falta material y/o información, pierdes mucho tiempo. Recuérda que necesitas al menos 20 minutos sin interrupciones para entrar en la zona, y por tanto una interrupcion de 1 minuto en realidad te cuesta 21 minutos. (Aportación de Jeroen Sangers)

Cómo dominar el tiempo III, la mejor inversión

Una foto de mi agendaUnos basan su organización del tiempo en una agenda, otros lo hacen con una lista de tareas y otros confían en su memoria; pero si hay un denominador común en la gestión del tiempo, es que el tiempo necesita tiempo. Insisto, para poder administrarnos bien hay que dedicarle tiempo al tiempo. Hacer planes a largo, medio y corto plazo; planificar la agenda del día; preparar un viaje para disfrutar al máximo, revisar nuestras listas de tareas para que no quede nada atrás o hacer un plan detallado para llevar a cabo un ambicioso proyecto. Media hora de nuestro día, dedicada a preparar con cariño y minuciosidad nuestra singladura de veinticuatro horas puede establecer la diferencia entre ir a dormir con una sonrisa de oreja a oreja, o no pegar ojo preguntándonos en que se nos ha ido el día entero.
Si además, al final de la jornada, podemos dedicar otra media hora a revisar lo que hemos hecho y tomar nota de lo que se podría haber mejorado, mucho mejor. Pero al menos, en principio te animo al compromiso de la media hora diaria sin fallar un sólo día.

Tu cita con el tiempo puede ser al final de día anterior, o en la mañana de ese mismo día, pero procura que sea siempre sobre la misma hora, en un momento en que sepas que nadie te va a molestar, de esta forma podrás convertirlo en un hábito, uno de los más efectivos que puedes introducir en tu vida.

Cómo dominar el tiempo II, ladrones de tiempo

Si leíste la primera parte de este post, es posible que esta semana hayas llegado cada mañana al trabajo decidido a coger la sartén por el mango para convertirte en dueño y señor de tu tiempo. Quizás incluso hayas preparado uno agenda ajustada al minuto o al menos una lista de tareas. Pero llegan las dos de la tarde y apenas has tachado una o dos de las tareas que te habías asignado.

No sigas rascándote la cabeza, pensando que ha pasado, la cosa está muy clara, has sido víctima de una banda bien organizada: los ladrones de tiempo. Sigue leyendo

Cómo dominar el tiempo I

Cómo dominar el tiempo - Jean Louis Servan-SchreiberEntre procesiones y farolillos he dejado abandonada mi agenda durante un mes. Me he sentido perdido y con la sensación de no haber aprovechado el tiempo. Hoy, casi por casualidad, me he topado con un libro que leí por primera vez en el año 1988 (jope, tenía veinte años) y que releí no hace mucho. Al volver a darle un repaso me he entusiasmado con su lectura, he rescatado algunas notas sobre el libro que tenía anotadas en el wiki y he tomado algunas más que quiero plasmar aquí en dos o tres entradas. El librito se titula “Cómo dominar el tiempo” y está escrito por el periodista y escritor francés Jean Louis Servan-Schreiber.

En esta primera entrada comento algunos planteamientos en torno al tiempo, en las próximas iré a cuestiones más prácticas.

El principal problema a la hora de concebir el tiempo es que nos resulta difícil definirlo e imaginarlo. A veces concebimos el tiempo como una sucesión de acontecimientos, otras como el cambio que produce en nosotros y en las cosas. Una primera metáfora que puede servirnos para dominar el tiempo es considerarlo como un espacio. Imaginemos el tiempo como uno de esos pisos de veinticuatro metros cuadrados, todos tenemos el mismo tiempo, pero cada uno puede organizarlo como quiera, colocando muebles, chismes y adornos en función de nuestras preferencias; teniendo todo pulcramente organizado y limpio o convertido en una leonera.

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Planificación horaria vs. GTD

Mi agenda con iCal No se si ya lo he contado otras veces pero me cuesta organizar mi tiempo. Supongo que quiero abarcar demasiado y que tengo muchas responsabilidades pero la mitad de los días acabo con la sensación de que podría haberme organizado mejor. He leído varios libros sobre el tema, entre ellos la biblia del hombre moderno organizado: “Get Things Done” (GTD), y me gusta el enfoque que propone y muchos de los consejos que da. Pero a mi ese sistema no me funciona, y van tres intentos.

Para quien no conozca el método GTD, haré un pequeño resumen: se trata de sacar todo lo que tienes en tu cabeza, en tus libretas de tareas o en servilletas de bares. Para luego recogerlo todo en un único sistema, el que sea, que se denomina bandeja de entrada, desde aquí iremos repartiendo nuestras tareas en categorías, según el sitio donde haya que realizarlas, el tiempo y las energías que se necesiten para ello. Propone abandonar la típica agenda y tener un sistema más flexible de “tareas siguientes” con un contexto asignado.

Ya que esto no me ha funcionado he vuelto al sistema contrario, al de la agenda con horas asignadas para cada tarea, y ¡oh, milagro!, eso parece funcionar mejor conmigo. Primero una planificación semanal de más o menos todo lo que haya pendiente, las cosas que están claras cada día, las citas que no podemos dejar de atender, esos son los estantes sobre los que colocar el resto de las actividades, nos ayudan a marcar el ritmo. Luego las tareas que quiero ir dejando echas a lo largo de la semana. Para eso ya prefiero ponerme la noche antes o a primera hora de la mañana y repartir todo lo que quiero o tengo que hacer. Incluyo las llamadas, los recados, la hora del desayuno, la siesta y todo lo que haga falta pues mientras más real se la planificación mejor va a funcionar.

Todo esto suena ideal, pero desde luego nada más lejos de la realidad: hay días que no se parecen en nada a lo que hay en la agenda, otros que ni siquiera me acuerdo de planificar, pero algunos, ¡ay!, sí, sólo algunos me salen “bordaos” y esos me dan fuerza para seguir con el sistema, para ir afinando más. Si me porto bien me he prometido pasar a la siguiente fase: la planificación mensual. Eso ya sería el delirio. En cualquier caso, como dijo Eisenhower: los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

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