GTD con BlackBerry

Instrucciones para leer este artículo: si no tienes blackberry y no piensas tenerla, no lo leas; si tienes blackberry y no conoces GTD, lee esto antes; y si, afortunado mortal, tienes blackberry y conoces GTD, deleitate con mi prosa.

No he hablado nunca de mi blackberry en este blog. Hace tres o cuatro años un buen amigo me regalo una blackberry 7100 con la que no sabía que hacer, no tenía música, ni cámara, ni ningún otro aliciente que un teléfono robusto cuyo manejo resultaba extraño al principio. Luego no podía soportar estar separado de ella, aunque nuestra relación terminó cuando llegó a casa mi adorada 8310 (si, si, esa que sonríe en la foto).

blackberry gtd

Hay muchos sistemas ‘físicos’ para llevar a cabo el método GTD, después de probar el papel y dos o tres aplicaciones en el ordenador me he decidido a gestionarlo desde el teléfono. La blackberry siempre la tengo a mano, lo que me permite capturar cualquier asunto en el momento en que me viene a la cabeza, me lo comunican o me doy de bruces con él.

El gestor de tareas de blackberry, el que viene de fábrica, parece en principio poco sofisticado y no apto para GTD pero buscando alternativas en la red encontré un artículo que me hizo cambiar radicalmente de idea. Después de probar sus consejos, y agregar algunos de mi cosecha, se ha convertido en el gestor de tareas más potente y veloz que he probado.

  1. Es importante poder acceder a las tareas en décimas de segundo, para ello les he asignado la “tecla de conveniencia“, esa que suele estar en un lado de la blackberry.
  2. No uses las categorías de la blackberry para organizar las tareas por ubicación, ahora veremos como haremos esto. Primero define en tu cabeza, en un papel o en el bloc de notas de la blackberry, las categorías o ubicaciones que vas a usar. En mi caso tengo: Inbox, Mac (ordenador de casa), Casa, Fp (Oficina), Llamar, Recado, Comprar, Pensar e Idea. Es útil tenerlas apuntadas en algún sitio para ser coherente y usar siempre las mismas, aunque con el tiempo la lista irá cambiando.
  3. Ahora viene lo bueno. Para crear una tarea no necesitas usar “Nueva tarea”, comienza a escribir directamente la categoría de la tarea, eso hará que se active la búsqueda y te comience a mostrar todas las tareas de esa misma categoría, con lo cual ya vas controlando con el rabillo del ojo que la tarea no esté ya en el sistema, que no se pise con otra, etc. Luego sigue escribiendo, verás que el filtro va dejando sólo las tareas que comienzan igual, cuando finalmente el filtro no muestre ninguna tarea pulsa la tecla “Enter” y termina de escribirla. Si aun no sabes a que categoría pertenece o no puedes pararte a definir correctamente la tarea ponle al principio o al final “Inbox” para procesarla correctamente cuando te sientes a revisar tus tareas.
  4. Cuando estés en una de las ubicaciones definidas y quieras ver todas las tareas relacionadas sólo tienes que empezar a escribir su nombre en el campo de búsqueda y te saldrán todas las tareas asignadas a esa categoría. Puedes añadir más palabras claves al final de cada tarea para poder buscar luego por proyectos, personas, etc. La mayoría de las veces las palabras claves saldrán “naturalmente” al describir la tarea.
  5. Aunque GTD no lo recomienda, yo utilizo el campo prioridad para todas mis tareas. En cada categoría intento tener como máximo tres o cuatro tareas pendientes marcadas como de alta prioridad. Con esto consigo tener en una o dos pantallas todas las tareas importantes a la vista. La prioridad baja es para mi el equivalente al “Tal vez/Algún día” de GTD.

Veamos un ejemplo.

El verano ha pegado fuerte y la mesa de madera del patio va a necesitar una manita de aceite para afrontar el invierno, desenfundo la blackberry, le doy al botón de conveniencia, aparecen de inmediato las tareas y en el campo de búsqueda empiezo a teclear “Casa dar aceite teca a la mesa del patio”. Cuando voy por “dar” ya no aparece ninguna tarea con ese filtro, así que pulso “Enter” y termino de escribir, luego guardo la tarea con la tecla de retroceso y guardar. Mmm, la palabra aceite me sugiere que tengo una lata en el armario, voy a ver como está y se ha secado desde el año pasado, así que abro de nuevo las tareas y en el campor de búsqeda tecleo “Comprar aceite teca”, con el mismo procedimiento anterior.

Cuando esta semana vaya de compras, solo tengo que teclear “Comprar” en el campo de búsqueda de las tareas, me aparecerá un listado de todas las acciones que he definido como “Comprar” y me aparece todo lo que necesito. Finalmente,  cuando llegue a casa buscaré “Casa” para ver las tareas pendientes, le daré una buena mano de aceite a la mesa y cuando termine teclearé en la blackberry “aceite” para dar por terminadas todas las tareas relacionadas con este asunto.

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4 comentarios en “GTD con BlackBerry

  1. Pingback: meneame.net
  2. Sigo tu mismo sistema de GTD en la Blackberry y cuando la sincronizo con Outlook añado las categorias para que quede más separado en el Outlook. Si sólo utilizas la BB no hacen falta las categorias.

    Para las prioridades lo que añado al principio es ASAP (Tan Pronto Como Sea Posible en ingles) y así se ordenan las primeras.

    Probé con @ para los contextos pero la BB hace caso omiso, así que aunque sea menos “cool” 😉 pongo un 0 (cero) delante del contexto GTD.

  3. Y, bueno … me entusiasmarosn, pero nunca mencionan que aplicación usan … ¡? Hay alguna que sea gratuita?

    Bueno, espero obtener alguna respuesta, ya que el articulo es del 2009 !!!!
    Saludos Cordiales!

  4. Hola Tatiana, precisamente la gracia de este sistema es que no usa ninguna aplicación sino el gestor de tareas que viene instalado en todas las blackberrys: simple y potente.

    Tengo un iPhone desde hace tiempo y tuve que comprar una aplicación para gestionar tareas por 10€, va muy bien pero sigo echando de menos la que traía la blackberry

    Un saludo

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