Aprovechando el verano me he releído el libro de David Allen “Organízate con eficacia”. En inglés el libro se llama “Get Things Done”, algo así como “Consigue que las cosas se hagan” y sus siglas dan nombre al método: “GTD”. Un método para aumentar la productividad y gestionar tareas, seguido por miles de personas.

El leerlo en vacaciones, con menos interrupciones y distracciones, me ha permitido obtener una mejor mejor visión de conjunto del sistema y parece que va emergiendo en mi cabeza un esquema global del método. Además con menos presiones de tiempo y trabajo es mas fácil comenzar a aplicarlo y hacer un volcado completo de “cosas” pendientes.

Existen multitud de páginas web dedicadas a GTD donde puedes aprender y poner en práctica este método, os dejo los enlaces más abajo, aquí sólo quiero hacer un pequeño resumen por si os pico la curiosidad, en el siguiente artículo quiero contaros como lo estoy implementado utilizando un teléfono BlackBerry, quien no use blackberry puede saltárselo  sin más.

¿Qué es eso del GTD?

La esencia del método son un puñado de principios o reglas y cinco pasos, os los dejo aquí resumidos para que os hagáis una idea, pero si queréis utilizar este método de manera sistemática os remito de nuevo a los enlaces y os recomiendo conseguir el libro.

1. Capturar todas las “cosas” en un soporte físico: las cosas son todos esos temas que tenemos o creemos que tenemos pendientes y que nos asaltan en el momento más inoportuno, dejándonos siempre esa sensación de que tenemos mil cosas que hacer hechas un revoltillo en nuestra cabeza y a nuestro alrededor. Anotarlo todo en algún sitio bien definido y de confianza es el primer paso del método y libera nuestra mente para concentrarnos en el momento presente. Ese elemento de captura suele llamarse “Inbox” (bandeja de entrada) en GTD, luego iremos procesando cada una de las “cosas” hasta dejar limpio nuestra bandeja de entrada.
2. Transformar las “cosas” en tareas o resultados: esta es una parte muy importante. Las “cosas” son todos los frentes que tenemos abiertos, desde comprar una tele nueva hasta hacer la declaración de la renta, en muchos casos no sabemos ni siquiera que tenemos que hacer con ellas. Tenemos que convertir las “cosas” en proyectos o tareas bien definidas. Las preguntas clave para poder definir un proyecto o tarea son: ¿cuáles son los resultados que se esperan de este trabajo?, ¿tengo qué hacer algo al respecto?, ¿cuál es la acción siguiente para que este asunto avance? ¿tengo qué hacerlo yo? y por último ¿puedo hacerlo en dos minutos?.
3. La regla de los dos minutos: si una tarea puede estar hecha en dos minutos o menos hazla directamente.
4. Organizar las tareas: normalmente cada tarea tendrá que hacerse en una ubicación concreta: en la oficina, al teléfono, en casa o “de compras”, una vez definida la tarea es importante ubicarla en su sitio para realizarla en el lugar y momento oportunos.
5. Hacer las tareas: Criterios para elegir que hacer: situación, tiempo, energía y prioridad

Enlaces recomendados sobre GTD

• GTD Fácil en ThinkWasabi
• GTD para empezar
• Getting Things Done: cómo mejorar la productividad del CIO y
  su equipo (PDF) en ePEnteo por José Miguel Bolivar de Optima Infinito
• Getting GTD Done en El Canasto – algunos consejos para llevar GTD a la práctica sin perderse por el camino

Entradas relacionadas en este blog

• GTD con BlackBerry
• Get Things Done, ahora con fundamento ciéntifico
• Cómo dominar el tiempo